Fakturace jako OSVČ - začínáme
Jako OSVČ (osoba samostatně výdělečně činná) jste povinni vystavovat doklady o svých příjmech. Faktura je základní dokument, který potvrzuje dodání zboží nebo poskytnutí služby. V tomto průvodci vás provedeme vším, co potřebujete vědět.
Kdy musíte vystavit fakturu
Fakturu byste měli vystavit vždy, když:
- Poskytnete službu nebo dodáte zboží jinému podnikateli
- Zákazník o fakturu požádá (i soukromá osoba)
- Jste plátce DPH - tehdy je povinnost vystavit daňový doklad do 15 dnů od DUZP
I když nejste plátce DPH a zákazník o fakturu nežádá, je dobrou praxí fakturu vystavit vždy. Usnadníte si tak evidenci příjmů a budete mít přehled o svém podnikání.
OSVČ a DPH - kdy se stát plátcem
Povinnost registrovat se jako plátce DPH vzniká, pokud váš obrat za 12 po sobě jdoucích měsíců překročí 2 miliony Kč. Registraci můžete provést i dobrovolně, pokud je to pro vás výhodné (například pokud většinu příjmů fakturujete plátcům DPH).
Tip: Pokud většina vašich zákazníků jsou plátci DPH, může být dobrovolná registrace výhodná - vaši zákazníci si mohou DPH odečíst a vy máte nárok na odpočet DPH z vašich nákupů.
Daňová evidence vs. účetnictví
Jako OSVČ máte na výběr ze dvou způsobů vedení evidence:
Daňová evidence (jednodušší)
Většina OSVČ využívá daňovou evidenci. Evidujete příjmy a výdaje (nikoliv výnosy a náklady). Stačí vám:
- Evidence příjmů a výdajů (peněžní deník)
- Evidence pohledávek a závazků
- Evidence majetku
- Archivace všech dokladů
Paušální výdaje (nejjednodušší)
Pokud nemáte vysoké skutečné výdaje, můžete uplatnit paušální výdaje - procento z příjmů bez nutnosti dokládání:
| Typ činnosti | Paušální výdaje |
|---|---|
| Řemeslné živnosti | 80 % |
| Zemědělská výroba | 80 % |
| Ostatní živnosti | 60 % |
| Pronájem | 30 % |
Jak správně evidovat faktury
Pro přehlednou evidenci dodržujte tyto zásady:
- Číslujte faktury průběžně - používejte souvislou řadu v rámci roku
- Uchovávejte kopie - jak vydaných, tak přijatých faktur
- Evidujte datum úhrady - pro daňovou evidenci je rozhodující datum příjmu peněz
- Rozlišujte typ příjmu - za zboží, služby, případně typ živnosti
- Zálohujte data - mějte kopii evidence na bezpečném místě
Splatnost faktur a vymáhání pohledávek
Standardní splatnost faktur je 14 dní, ale můžete si dohodnout jinou lhůtu. Pokud zákazník nezaplatí:
- Upomínka - pošlete zdvořilou připomínku po uplynutí splatnosti
- Druhá upomínka - formálnější, s upozorněním na důsledky
- Penále - ze zákona máte nárok na úrok z prodlení
- Soudní vymáhání - jako poslední možnost
Praktický tip: V PIGSN.cz Fakturace vidíte přehled nezaplacených faktur přímo na dashboardu a můžete posílat automatické upomínky e-mailem.
Daňové přiznání a faktury
Všechny vystavené faktury jsou podkladem pro vaše daňové přiznání. Nezapomeňte:
- Příjmy se do přiznání uvádějí v roce, kdy byly skutečně přijaty (u daňové evidence)
- Faktury archivujte minimálně 3 roky od konce zdaňovacího období
- Daňové doklady (DPH) archivujte 10 let
Reálné čísla: kolik faktur měsíčně vystavuje typický OSVČ
Z dat naší aplikace vidíme, že průměrný OSVČ v ČR vystavuje 5 - 15 faktur měsíčně. Rozptyl je ale velký - od programátorů, kteří fakturují jednou měsíčně jednomu klientovi, po řemeslníky s desítkami menších zakázek.
Kolik času zabere fakturace
Bez fakturačního softwaru trvá vystavení jedné faktury v Excelu nebo Wordu průměrně 10 - 15 minut (dohledání údajů, formátování, export do PDF, odeslání). S fakturačním systémem to zabere 1 - 2 minuty, protože údaje o zákaznících a nastavení máte uložené.
Při 10 fakturách měsíčně je to rozdíl 2,5 hodiny vs. 20 minut. Za rok ušetříte zhruba 26 hodin čistého času.
Nejčastější obory mezi uživateli
V naší aplikaci fakturují nejčastěji:
- IT a programování - freelanceři, vývojáři, správci sítí
- Grafika a design - grafici, UX designéři, fotografové
- Řemesla - elektrikáři, instalatéři, truhláři
- Poradenství - účetní, daňoví poradci, konzultanti
- Marketing - copywriteři, SEO specialisté, social media
