Proč je archivace důležitá
Správná archivace faktur není jen zákonná povinnost - je to také ochrana vašeho podnikání. Při daňové kontrole musíte být schopni předložit všechny doklady za kontrolované období. Pokud doklady nemáte, finanční úřad může vaše náklady neuznávat a doměřit daň.
Zákonné lhůty pro archivaci
Různé typy dokladů mají různé archivační lhůty:
| Typ dokladu | Lhůta | Právní základ |
|---|---|---|
| Daňové doklady (DPH) | 10 let | § 35 zákona o DPH |
| Účetní doklady | 5 let | § 31 zákona o účetnictví |
| Daňová evidence (OSVČ) | 3 roky od konce zdaňovacího období | § 148 daňového řádu |
| Mzdové listy a dokumenty | 30 let | Zákon o organizaci sociálního zabezpečení |
Důležité: Lhůta pro daňovou kontrolu je 3 roky, ale může být prodloužena. Pro jistotu doporučujeme archivovat všechny doklady minimálně 10 let.
Elektronická vs. papírová archivace
Zákon umožňuje archivaci v elektronické podobě, pokud jsou splněny podmínky:
Podmínky elektronické archivace
- Čitelnost - doklady musí být čitelné po celou dobu archivace
- Neporušenost - obsah nesmí být dodatečně měněn
- Věrohodnost původu - musí být prokazatelné, kdo doklad vystavil
- Dostupnost - doklady musí být dostupné pro případnou kontrolu
Výhody elektronické archivace
- Úspora prostoru - žádné šanony plné papírů
- Rychlé vyhledávání - najdete fakturu za sekundy
- Zálohy - elektronické kopie lze snadno zálohovat na více místech
- Ekologie - šetříte papír a tiskové náklady
Praktické tipy pro organizaci faktur
Struktura pojmenování souborů
Pro elektronické faktury doporučujeme systematické pojmenování:
- Vydané faktury:
VF_2026_0001_Nazev-zakaznika.pdf - Přijaté faktury:
PF_2026_0001_Nazev-dodavatele.pdf
Organizace do složek
Vytvořte si přehlednou strukturu:
Faktury/2026/Vydané/Faktury/2026/Přijaté/Faktury/2026/Zálohy/
Archivace v cloudu
Moderní fakturační systémy uchovávají všechny doklady automaticky v cloudu. Výhody:
- Automatické zálohování
- Přístup odkudkoliv
- Zabezpečení šifrováním
- Splnění zákonných požadavků na archivaci
PIGSN.cz Fakturace automaticky uchovává všechny vaše faktury v zabezpečeném cloudu s pravidelnými zálohami a šifrováním dat. Své faktury máte dostupné kdykoliv a odkudkoliv.
Co dělat při ztrátě dokladů
Pokud přijdete o faktury (požár, poškození disku), máte několik možností:
- Požádejte obchodní partnery o kopie faktur
- Kontaktujte banku - výpisy z účtu dokládají platby
- Oznámte situaci finančnímu úřadu - otevřená komunikace je vždy lepší
- Proveďte preventivní opatření - nastavte automatické zálohy
